Software-Grundausstattung für kleine Startups (1 bis 10 Mitarbeitende)
Für kleine Startups ist eine schlanke Software-Basis wichtig, die im Alltag funktioniert und mit eurem Team mitwächst.
Für Teams mit 1 bis 10 Mitarbeitenden sind die folgenden Software-Kategorien besonders wichtig.
Fakturierung und Buchhaltung
Euer Cashflow ist zentral. Darum sollte die Erstellung von Offerten und Rechnungen klar geregelt sein und mit der Buchhaltung zusammenspielen.
In einer sehr frühen Phase können Spreadsheets dafür ausreichen. Spätestens bei mehr Belegen, mehreren Verantwortlichen oder komplexeren Steuerfällen braucht ihr eine spezialisierte Lösung.
Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in den Kategorien «Fakturierung» und «Buchhaltung».
Zeiterfassung
Wenn mehrere Personen an mehreren Themen arbeiten, braucht ihr eine nachvollziehbare Zeiterfassung. Das verbessert Planung, Nachkalkulation und Priorisierung.
Je nach Tool könnt ihr Rechnungen direkt aus erfassten Zeiten generieren.
Für den Start kann ein gemeinsames Spreadsheet genügen. Mit wachsendem Team und mehr Projekten lohnt sich jedoch der Wechsel auf eine dedizierte Zeiterfassungssoftware.
Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Zeiterfassung».
Dateisynchronisation und Dateifreigabe sowie Dokumentenmanagement
Ohne zentrale Ablage entstehen schnell doppelte Dateien, unklare Versionen und Suchaufwand. Eine gemeinsame Struktur mit klaren Zugriffsrechten ist ab dem ersten Teammitglied sinnvoll.
Als einfachste Lösung genügt am Anfang oft ein gemeinsames Dateisystem mit sauberer Ordnerstruktur und klaren Ablageregeln.
Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in den Kategorien «Dateisynchronisation und Dateifreigabe» und «Dokumentenmanagement».
Passwortmanager
Mit jedem neuen Tool wachsen die Risiken rund um Logins und Berechtigungen. Ein Passwortmanager mit Teamfunktionen schafft Ordnung und verbessert eure Sicherheitsbasis.
Für eine sehr kurze Startphase kann eine einfache Übergangslösung genügen. Bei mehreren Personen und vielen Logins braucht ihr jedoch rasch einen Passwortmanager.
Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Passwortmanager».
Auch für kleine Teams ist eine professionelle E-Mail-Adresse mit eigener Domain zentral. Zum Start reicht oft die E-Mail-Lösung des Hosting-Anbieters.
E-Mail wird in der Praxis häufig zusammen mit Website-Hosting bezogen.
Office-Suite (Dokumente und Spreadsheets)
Für Planung, Angebote, interne Richtlinien und Auswertungen braucht ihr gemeinsam nutzbare Dokumente und Spreadsheets. Eine Office-Suite ist deshalb für kleine Teams zentral.
Als einfachste Lösung reicht am Anfang eine schlanke Office-Suite mit geteilten Dateien, Kommentaren und Versionsverlauf.
Vertragsmanagement
Mit wachsender Anzahl laufender Verträge lohnt sich ein separates Vertragsmanagement. So behaltet ihr Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verantwortlichkeiten besser im Blick.
Als einfachste Lösung reicht zum Start oft eine klare Vertragsliste im Spreadsheet mit Terminen im Kalender.
Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Vertragsmanagement».
Website-Baukasten oder CMS
Auch kleine Startups brauchen früh eine klare Website-Basis für Sichtbarkeit, Vertrauen und Lead-Generierung. Ein Website-Baukasten ist oft der schnellste Start. Ein CMS lohnt sich, sobald ihr mehr Kontrolle über Inhalte, Rollen und Erweiterungen braucht.
Die einfachste Lösung ist häufig eine schlanke Baukasten-Website mit Kontaktformular und wenigen Kernseiten.
Eine praktische Entscheidungshilfe findest du im Artikel «Sechs Wege zur eigenen Website».
PDF-Software
Im Startup-Alltag werden viele PDFs ausgetauscht. Eine verlässliche PDF-Lösung spart Zeit bei Korrekturen, Zusammenführung und Qualitätssicherung.
Für einfache Fälle genügt am Anfang oft ein Standard-PDF-Reader.
Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «PDF».
Elektronische Signaturen
Verträge, Angebote und Freigaben sollten ohne Medienbrüche abgewickelt werden. Das reduziert Wartezeiten und macht Entscheidungen nachvollziehbar.
Viele Dokumenttypen benötigen in der Praxis gar keine formelle Signatur. Die konkreten Anforderungen hängen aber vom Dokumenttyp und Rechtsgebiet ab. Prüft deshalb zuerst, bei welchen Dokumenten eine Unterschrift wirklich erforderlich ist.
Wenn nur wenige Verträge anfallen, reicht zu Beginn oft eine manuelle Unterschrift mit PDF-Ablage.
Software-Empfehlungen findest du im Verzeichnis in der Kategorie «Elektronische Signaturen».
Zum Abschluss
Legt zusätzlich einfache Teamregeln fest. Definiert, wo finale Dokumente liegen, wie Berechtigungen vergeben werden und wann Daten archiviert werden.
Bevor ihr euch bindet, prüft Datenexport, Schnittstellen und Lizenzmodell. Mehr Details zum Lizenzmodell findest du im Artikel «Softwarelizenzen».